GTD Parte 1: Recopilar

En el post GTD: la clave de la productividad hablaba sobre lo que es GTD y qué aportaba este sistema de productividad a mi vida. Ahí prometí desarrollar con detalle cada uno de los cinco pasos que David Allen cuenta en su libro “Get Things Done”:

  • Recopilar
  • Procesar
  • Organizar
  • Revisar
  • Hacer

Recopilar

Recopilar no es hacer, ni siquiera pensar en lo que hay que hacer. Recopilar es colocar un recordatorio de lo que tenemos que hacer en un lugar destinado para ello.

La recopilación, como todos los pasos de GTD, es muy sencilla. Se trata de cuando se te viene en mente alguna tarea que tienes que hacer, o alguien te pide algo, lo anotas en algún lado que puedas revisar, y sigues haciendo lo que estés haciendo. Así de simple.

Herramientas de recopilación

Hay multitud de herramientas de recopilación, es cuestión de elegir la que más nos interese según nuestro contexto. Yo recomiendo simplificar al máximo en número de herramientas, para no perderse así en un sistema demasiado complejo.

Es importante tener las herramientas adecuadas cuando las necesitamos, o el sistema no funcionará bien. La idea es que si nos acordamos que hay que llevar al niño al dentista mientras estamos en el autobús, tengamos una herramienta de recopilación siempre a mano  para poderlo anotar.

Éstas son las herramientas de recopilación que yo utilizo:

  • Una libreta. Tengo una libreta tipo moleskine que me regaló mi hija mayor y que llevo siempre conmigo. En ella voy anotando ideas que me vienen a la cabeza, mapas mentales y muchas otras cosas. En el trabajo tengo otra.
  • Una bandeja de entrada física, de las de escritorio. La utilizo para poner documentos con los que luego tendré que hacer algo. También tengo otra en el trabajo.
  • Una aplicación para el móvil. Yo uso Wunderlist, pero cualquier aplicación tipo lista de tareas puede servir: Evernote, Things, Google Tasks… Te sirve para anotar rápidamente las tareas pendientes, grabar notas de voz, etc…Para mí es importante que esté sincronizada con el ordenador.

Parecen pocas, pero para mí son suficientes. Recuerda: sencillo es mejor.

Para empezar: recopilación total

Si nunca has usado GTD tienes que empezar por una recopilación total en distintos contextos: físico, mental y virtual. Esto puede llevarte entre 6 y 8 horas en total.

Recopilación física

Date una vuelta por tu casa, lugar de trabajo, coche… y anota en tu herramienta de recopilación todo aquello que tengas pendiente por hacer.

Esta recopilación también te sirve para simplificar: si ves algún objeto que ya no lo quieres, tíralo, dónalo o regálalo.

No te pongas a hacer nada en el momento. Se trata solamente de recopilar tareas pendientes.

Ve mueble por mueble, habitación por habitación… revisa todo.

Recopilación mental

 Anota en tu herramienta de recopilación todas aquellas cosas que están en tu mente y que necesiten una acción por tu parte, como por ejemplo:

  • Proyectos empezados y no terminados
  • Proyectos que aún debes empezar
  • Obligaciones/promesas para otras personas: pareja, hijos, familia, amigos, compañeros, objetos prestados…
  • Comunicaciones que realizar/recibir, hacer o responder: llamadas, notas…
  • Acontecimientos próximos: cumpleaños, aniversarios, ocasiones especiales,eventos, viajes…
  • Cosas por hacer: lugares dónde ir, personas con las  que reunirse, reparaciones, fechas médicas…
  • Administración: temas económicos
  • Casa, familia, mascotas: temas de salud, hobbies, recados, colegio, comunidad…

Anota todo, por muy simple que te parezca. Recuerda que se trata de liberar tu mente.

Recopilación virtual

Revisa todos aquellos aparatos virtuales donde se haya podido acumular algo que requiera acción por tu parte. Anota estas tareas en tu herramienta de recopilación.  Por ejemplo:

  • Revisa tu móvil: contactos, fotos, archivos
  • Revisa tu ordenador: todas las carpetas y archivos
  • Revisa tu email: todos los correos electrónicos

Preparado para el segundo paso

Cuando hayas hecho esta recopilación total, puedes estresarte un poco; no te preocupes, pronto podrás procesar toda esa información y finalizar tareas. Pero por ahora: ¡libera tu mente!

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Foto: Hugo Ferreira / Flickr
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16 reacciones a GTD Parte 1: Recopilar

  1. Lourdes dice:

    Soy durilla de entendederas. … una manita please…. ;-)
    La recopilación (entre 6 u 8 horas), entiendo que no consecutivas, por lo tanto se me van varios días, a razón de unos 15 minutos aprox. ¿no? o ¿consideras que hay que ponerse a piñón para anotar de habitación en habitación y mueble por mueble, cajón por cajón?
    Luego, ¿he de hacer una sola lista en principio, y más adelante ir entresacar de esa lista?

    ¿voy bien?

    • Inma Torres de Vida en Positivo dice:

      Vas bien. Se tardan entre 6 u 8 horas al principio, que las puedes hacer del tirón o por partes. Luego cada día le dedicarás unos minutos, no te preocupes.

  2. Tonia dice:

    Hola Inma, he llegado por un link en no quiero otro pijama, me parece muy interesante este método y voy a tratar de implementarlo en mi vida jeje
    Mi problema es mi adicción a hacer listas, tengo literalmente decenas de listas, en libretas, papelitos sueltos, txt en diferentes carpetas, las listas tienen muchas tareas repetidas, voy tachando las que realizo pero luego pierdo esa lista y me encuentro la tarea de nuevo, es un desastre. lo que dices tu es que haces una sola lista defonitiva para comenzar? reescribir todas mis listas sería el primer paso?

    Gracias y saludines.

    • Inma Torres de Vida en Positivo dice:

      Hola Tania. Empieza por ahí, haciendo una única lista. Apunta todo lo que tengas en esas listas y todo lo que se te ocurra. Después te aconsejo que hagas lo que explico en los siguientes posts: http://ow.ly/ui2bk y en http://ow.ly/upnEq Estate atenta porque próximamente seguiré con esta serie. ¡Bienvenida al mundo GTD!!

  3. Muy buenos tus consejos, los comparto y te comparto otros que pueden ser de utilidad.

  4. Es un tema del que yo también quiero escribir porque me llama mucho la atención.
    También soy partidario de la simplicidad, y tu artículo explica todo muy bien.
    Quizá echaría en falta para mi manera de hacer las cosas, una aplicación de ordenador para recopilar lo que llega por internet. Aunque supongo que la del móvil sirve también.
    ¿En el ordenador qué usas?

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  10. mirtha dos santos dice:

    Muchas gracias por los consejos. Estoy empezando. No entiendo como sincronizar mi lista del móvil con la del ordenador. Y tiene wunderlist alguna forma de emitir señal para recordarte una tarea? gracias nuevamente y que sea un año grandioso!!

    • Inma Torres de Vida en Positivo dice:

      Hola Mirtha. Cuando tú creas tu cuenta de Wunderlist y la abres en el ordenador o en el móvil, la sincronización es automática: cualquier cambio que hagas aparecerá en cualquiera de los dos dispositivos. Si no es así ya es por un problema técnico, del móvil, ordenador, conexión a Internet… ahí ya no puedo ayudarte.
      En cuanto a la otra duda, Wunderlist tiene alertas para recordarte una tarea: cuando editas una tarea, si pinchas en Recordar puedes colocar la fecha y ha hora de la alerta.
      Espero haberte ayudado. ¡Suerte con tu sistema GTD!

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