GTD Parte 2: Procesar (1)

Continúo con esta serie de GTD básico. En el artículo GTD: la clave de la productividad hablaba sobre lo que es GTD y qué aportaba este sistema de productividad a mi vida. En el siguiente, GTD Parte 1: Recopilar, describía cómo se hace la recopilación y cuán importante es para liberar nuestra mente.

En esta entrada (y en la siguiente) hablaré sobre el siguiente paso en un sistema GTD: procesar.

En GTD, procesar significa:

  1. Decidir si cada elemento o tarea requiere alguna acción.
  2. Clasificarlo o archivarlo de una manera muy concreta, que explicaré más adelante.

Reglas para procesar

Antes de empezar, debemos tener en cuenta estas cuatro reglas:

  1. Primero, el primer elemento. Aunque el primero pueda ser muy simple y el segundo tenga gran importancia, los elementos o tareas se van procesando en orden.
  2. Un elemento cada vez. Además de en orden, debemos procesar de uno en uno.
  3. Todo lo que sale, ya no entra. Hay tareas que nos pueden dar pereza procesarlas, pero una vez que estamos procesando, no volvemos nada a la bandeja de entrada.
  4. Cada vez que procesemos, dejaremos la bandeja de entrada vacía. El procesamiento se debe hacer periódicamente, una o varias veces al día. Cuando nos ponemos a procesar, hay que terminar con todos los elementos de la bandeja de entrada.

Primer paso de procesar: ¿es accionable?

He dividido la actividad de procesar en 5 pasos. Aunque puede parecer complejo, cuando tenemos algo de práctica los 5 pasos los podemos hacer en pocos segundos.

El primer paso sería el siguiente: Nos ponemos delante de nuestra bandeja de entrada y cogemos el primer elemento de la lista. Y nos hacemos la siguiente pregunta:

¿Es accionable? ¿Requiere alguna acción?

Esta pregunta tiene dos respuestas:

  • No es accionable: información que ya no sirve, o que queremos tener guardada para consulta, como un número de teléfono o un artículo, o algo que no es accionable ahora.
  • Sí es accionable: pueden ser tareas sencillas, como pedir cita en el dentista, o tareas más complejas, que en GTD se llaman proyectos, que se pueden seccionar en distintas tareas sencillas.

Segundo paso de procesar: tareas no accionables

Si una tarea no requiere ninguna acción debemos de:

  • Eliminar: Muchas veces guardamos algo “por si”. Reflexiona seriamente: ¿realmente lo vas a necesitar? ¿Lo podrías buscar en cualquier otro momento en cualquier otro lugar? Yo antes guardaba información que finalmente, cuando la he necesitado, la he buscado en internet. Mándalo a la basura (ya sea un elemento digital o físico).
  • Enviar a la carpeta Algún día/Tal vez: Se trata de aquellos elementos o tareas que no son accionables ahora, pero pueden serlo algún día. Por ejemplo con algún proyecto que soñemos hacer pero ahora no es posible. Esta carpeta se revisará periódicamente y dichos elementos irán pasando a la carpeta Basura o a elementos accionables, quién sabe.
  • Enviar a la carpeta Referencia: Son elementos que no requieren ninguna acción pero es información que me puede ser útil algún día, o es un archivo de seguimiento de algún proyecto que lo vamos a necesitar consultar mientras tengamos en marcha dicho proyecto. Lo guardamos aquí.

Cualquier elemento no accionable debería ir a parar a una de estas tres carpetas.

Siguientes pasos

Los siguientes pasos los veremos en la próxima entrada.

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Foto: Kasaa/Fickr
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12 reacciones a GTD Parte 2: Procesar (1)

  1. En mi caso la matriz de Eisenhower sigue siendo una asignatura pendiente.
    Soy un desastre total y la reina de la procrastinación. ¡Usaré tus consejos para mejorar!

  2. A mí el elemento que nunca me ha convencido mucho en este paso de Allen es el de Quizás algún día.
    No le veo mucha utilidad a separarlo de Referencia.
    Es decir si veo información sobre un posible viaje a Vietnam, podría ir en “Quizá algún día”, pero en mi opinión estaría mejor en Referencia/ Viajes/ Asia.
    Es cierto que en Quizás algún día puedes repasarlos con facilidad, pero para mí no justifica la existencia de otra carpeta más.
    Un saludo Inma, está siendo muy interesante el repaso de GTD.

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  10. Fiser dice:

    Yo sobre este paso tengo una duda, cuando o cada cuanto hay que realizarlo?

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