12 meses, 12 hábitos. Noviembre: Planificar

 

Este hábito no es para mí, es para las personas que me habéis pedido un hábito de productividad. En realidad también es para mí, porque así lo refuerzo y reviso, siendo consciente de todo el proceso de planificar.

Ser productivo no es hacer muchas cosas al día, sino hacer aquellas cosas que son importantes para nosotros o para nuestra empresa  y que nos acercan a nuestros objetivos. Para ello necesitamos planificar.

Este hábito es muy sencillo y lo aprendí del libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen R. Covey: La forma más efectiva de planificar la agenda y conseguir avanzar y llegar a todo es trabajar a varios días vista, a nivel semanal. También habla de ello Leo Babauta en su libro Zen To Done.
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Se trata de que cada semana programes tus Grandes Rocas y cada día tus Tareas Más Importantes. La idea es que estructures tu día y tu semana, para que te protejas de la tentación de hacer lo primero que te asalte, en vez de lo importante.

 5 pasos para planificar

PASO 1: ESTABLECER LAS GRANDES ROCAS

Al comienzo o al final de cada semana,  repasa tu lista de tareas y escoge las que quieras ejecutar con prioridad (tareas muy importantes, que te acerquen a tus objetivos). ¿Qué es lo que quieres lograr esta semana? Ésas son tus Grandes Rocas.

Empieza con 4 a 6 Grandes Rocas por semana; según ganes experiencia podrás ir añadiendo más. Intenta que al menos una o un par de ellas estén relacionadas con tu objetivo anual.

PASO 2: PROGRAMAR LA SEMANA

Distribuye esas Grandes Rocas en tu programación semanal, limitándote a una o dos al día, en bloques de 1 a 2 horas, en las primeras horas del día, si es posible. Cuanto antes lo hagas mejor. Sino corres el riesgo de que vayan surgiendo pequeñas cosas que hagan que termines retrasando y posponiendo lo que de verdad importa.

Ahora que tienes ese tiempo bloqueado en tu agenda para estas tareas importantes, puedes programar otras cosas alrededor de ellas siempre que sea necesario, pero te aseguras de que lo importante lo vas a hacer.

Con esto ya terminas con la planificación semanal. No te llevará ni 10 minutos.

PASO 3: ESTABLECER LAS TMIs DIARIAS (Tareas Más Importantes)

Cada mañana, o cada noche al terminar el día,  define tus tres Tareas Más Importantes o TMIs. Elige sólo 3 TMIs cada día.  En ellas incluye al menos una de tus Grandes Rocas semanales  y el resto otras tareas importantes.  Programa estas tres tareas al principio del día. Una vez hecho esto ya puedes rellenar el tiempo con otras tareas menos importantes: “pequeñas piedras” o “arena”.

 PASO 4: TERMINAR LAS COSAS MÁS IMPORTANTES

Ahora aquí está la parte más importante: terminar las tareas importantes. A primera hora de la mañana, incluso antes de comprobar el correo electrónico, concéntrate en terminar la primera TMI. Despeja todas las distracciones y focalízate en sólo esa tarea hasta que se haga.

Una vez que la hayas hecho, puedes premiarte o descansar con alguna de las piedras más pequeñas. Pero recuerda, no caigas en la tentación de perder el tiempo en lo que no te aporta nada. Descansa 5-10 minutos, 15 máximo, y a por la siguiente TMI. Así hasta que las termines las tres.

Esto es muy importante. De nada sirve que planifiques hacer un montón de cosas que te van a ayudar a avanzar en todos los ámbitos de tu vida, si luego no las haces. Evita la procrastinación.

PASO 5: MIRAR ATRÁS PARA VER LO QUE SE HA HECHO

Si has completado tus TMIs te sentirás genial. No olvides nunca repasar lo que has conseguido y felicitarte o incluso recompensarte.

Planificar es uno de los más sencillos hábitos de productividad que he adoptado, pero también el más importante, debido a que da sentido a mi día y a mi semana. En lugar de simplemente tratar de sacar un montón de tareas de mi lista de tareas pendientes, trato de hacer las más importantes. A menudo trabajamos duro y hacemos mucho, pero cuando miramos hacia atrás en nuestros días, en realidad no hemos logrado nada.

 Así que recomiendo planificar tu semana y tus días para lograr tus metas y objetivos más importantes.

 

“Pasa algún tiempo a solas cada día.”

Dalai Lama

 

Hábitos del resto de meses de 2014

Este post forma parte de una serie de entradas en las que cuento qué hábitos me he propuesto implementar en mi vida cada mes. Éstos son los hábitos del resto de meses:

Foto de amirathegreat

 

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18 reacciones a 12 meses, 12 hábitos. Noviembre: Planificar

  1. carmen sánchez dice:

    Buenos pasos a seguir. Yo necesito apuntarlas e ir tachándolas, pero hay tantas cosas que te distraen en el día o que te surgen yque las antepones, que muchos de los días apenas has tachado parte de la lista.
    Me acordaré de tus consejos y los pondré en práctica. La verdad es que estoy aprendiendo métodos muy eficaces.
    Gracias Inma, y buen fin de semana.

  2. Yo soy de las de Carmen. Necesito apuntarlas e ir viendo como desaparecen bajo el trazo de mi boligrafo rojo. Pero estoy viendo que lo hago justo al revés de como debería. Yo primero quito de en medio las tarea pequeñas y fáciles, pero que son muchas (lo suelo hacer en las horas de la mañana que soy menos persona) y me dejo lo más gordo y pesado para la segunda parte de la jornada laboral, por la tarde, cuando por algún motivo (quizá por costumbre) estoy más despierta.
    ¡Intentaré incorporar estos consejos a ver si me va mejor!

    • Inma Torres de Vida en Positivo dice:

      Las tareas pequeñas suelo juntarlas por bloques de media hora, y las hago rápidamente en este tiempo. Intenta hacer las tareas más grandes al principio. Quien sabe, a lo mejor así ya no tienes que trabajar por las tardes. 😉

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  8. beatriz dice:

    Hola inma!
    Espero q aunque no sea noviembre leas mi comentario.
    Yo tengo una duda! Las rocas se pueden definir coml mis objetivos anuales..? Y las tareas pueden ser hechos mas concretos de estas rocas o no tiene nada que ver..?
    Gracias!

  9. beatriz dice:

    Hola inma!
    Espeto q aunq no sea noviembre leas mi comentario.
    Yo tengo una duda. Las rocas se pueden definir cm mis obj anuales..? Y las tareas pueden ser objt mas especificos d esas rocas o no tienen nads q ver..?
    Gracias.

    • Inma Torres de Vida en Positivo dice:

      Son términos distintos. Tu objetivo anual lo divides en mini-objetivos. Cada mini-objetivo tendrá unas tareas importantes a realizar: esas son las grandes rocas: las tareas importantes que te ayudan a alcanzar tus objetivos. Luego están otras tareas que realizar, no tan importantes, lo que sería la arena.

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